RPA - Robotic Process Automation

„Digitale Softwareroboter für die Prozessautomatisierung – so einfach anzuwenden, man glaubt es kaum“

Roboter auch Bots genannt, unterstützen Sie rund um die Uhr und arbeiten vorgegebene Prozesse automatisiert ab. Diese Bots automatisieren sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben. Wir sprechen von lästigen, monotonen und zeitfressenden Tätigkeiten im Arbeitsalltag.

Man könnte sie auch als digitale Butler bezeichnen. Sie bedienen wie wir Menschen Maus, Tastatur und Bildschirm. Daraus ergeben sich im Vergleich zu manuellen Tätigkeiten und Programmierung sehr spannende Einsatzfelder und ganz neue Möglichkeiten der Automatisierung.

Setzt man sich erstmalig mit der innovativen Technologie auseinander, dann fällt es zunächst schwer den genial einfachen, aber hocheffizienten Ansatz zu glauben. Bots simulieren unsere Arbeitsweisen auf Oberflächen und Benutzerschnittstellen zu Anwendungen und Systemen. Tastanschläge, Mausklicks werden nachgeahmt. Sie melden sich bei Anwendungen an und arbeiten mit diesen, wie wir Menschen es tun.

Automatisierte Prozesse elementar für die Digitalisierung

Organisationen haben erkannt, dass die Digitalisierung nur mit qualitativ hochwertigen Prozessen gelingt. RPA bietet jede Menge Vorteile und vor allem schnellen Nutzen:

• Stupide Arbeiten übernehmen die Software-Robotern qualitativer, schneller und kostengünstiger aufgeführt werden. Es bleibt den Fachkräften mehr Zeit sich auf Kunden, Innovationen, Services zu konzentrieren und höherwertige Beiträge in den Bereichen und Teams zu leisten. Übrigens, Bots ermüden nicht, haben keinen Urlaub und sind nie krank, dies reduziert Fehlerquoten und Inkonsistenzen.
• RPA benötigt keine Änderungen und schon gar keine Eingriffe in Anwendungen und Systeme. Es stehen optimierte Lösungsarchitekturen zur Verfügung. Bots werden auf normalen Arbeitsplatzrechner mit Internetzugang installiert. Somit sind in Bezug auf die technischen und organisatorischen Anforderungen RPA Lösungen sehr aufwandsarm
• RPA Lösungen reduzieren zudem die Zugriffe von Mitarbeiter:innen auf sensible und vertrauenswürdige Daten. Für Compliance-Anforderungen insbesondere in Bezug auf Betrugspotentiale ist das ein wichtiges Thema. RPA speichert keinerlei Prozessdaten, sondern bedient die Anwendungen, in denen die Daten gespeichert sind.
• RPA automatisiert Geschäftsprozesse, mit dem großen Vorteil, dass die Automatisierung über Benutzeroberflächen abgebildet wird. Damit ist es nicht nötig teure Altsysteme zu ersetzen bzw. Kernanwendungen aus Automatisierungsgründen austauschen zu müssen.

Roboter trainieren und anlernen

In modernen RPA-Frameworks stehen eine Reihe von praxiserprobten Funktionen bereit, mit denen auch das Trainieren der Bots einfach ist. So können in kurzer Zeit die Prozesse und Aufgaben angelernt werden. Funktionen wie grafische Modellierung oder Aufzeichnungsfunktionen ermöglichen eine viel schnellere und flexiblere Abbildung der Prozesse zur Automatisierung. Bestehende Prozesse können kopiert, modifiziert und geändert abgespeichert werden. Die Kombination von Programmen und RPA stellt ein ideales Tool Set für IT-Abteilungen und Fachbereiche dar. Die Einbindung von Formularen, Office-Dokumenten und Web-Portalen ermöglichen eine durchgängige Digitalisierung.

Welche Prozesse sind geeignet?

Auch wenn RPA-Lösungen mittlerweile einfach einzuführen und zu betreiben sind, somit auch KMU-tauglich sind, stellt sich dennoch die Frage, welche Prozesse dafür in Frage kommen.

Wer auf die Erfahrungen von Prozessberatern setzt ist klar von Vorteil. Diese können rasch geeignete von ungeeigneten Prozessen unterscheiden.

Checkliste für gut geeignete RPA-Prozesse

• Der Prozess wird oft wiederholt (repititiv) und hat somit ein hohes Volumen.
• Der Prozess hat eindeutige Regeln und geringe bis keine Ausnahmeraten.
• Er ist fehleranfällig, vor allem wenn er manuell bedient wird.
• Der Prozess ist kritisch im Bezug auf Qualität, Zeit, Kosten und kann auch in Spitzenzeiten (saisonal) übermäßig häufig vorkommen.
• Die Daten i Prozess liegen digital vor und sind strukturiert.
• Der Prozess benötigt Interaktionen mit mehreren Anwendungen
• Im Prozess involvierte Anwendungen verfügen über keine Schnittstellen.

Beispiel-Anwendungsbereiche:

Kundenservices und -betreuung

Schnelle Antworten rund um die Uhr nach Außen geben und zudem die Kollegen in der Organisation/im Unternehmen mit gezielter Datenbeschaffung unterstützten, damit diese sich auf die Kommunikation konzentrieren.

Beschaffung, Einkauf

Bestell- und Vertrags-Verwaltung, aber auch weitere Dokument- und Daten lastige Prozesse können mit RPA bestens unterstützt werden. Rechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Angebote werden zeitsparend bearbeitet.

Finanz-/Rechnungswesen, Controlling

Bots sind ideal für die Eingabe von Daten, den Übertrag von Salden, die Beschaffung und Verdichtung von Informationen aus verschiedenen Datenquellen. Hier kommen oft kollaborative Szenarien mit Fachkräften z.B. Bilanzbuchhaltern zum Einsatz.

Personalmanagement

Personenbezogene Daten sind höchst schützenswert und besonders im Personalmanagement müssen diese prozessbezogen bearbeitet werden. Bots bieten für die oftmals standardisierten Prozesse eine gute Unterstützung an. Einstellungs- und Ausstellungs-Verfahren werden vollautomatisiert bearbeitet.

Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung

Im regulierten Umfeld gibt es viele gleichlaufende, standardisierte Prozesse. Oft müssen Daten von unterschiedlichen Medien, Formaten und Systemen transferiert, Salden geprüft und konsolidiert werden. RPA Bots lieben Formulare, sowohl für Datenbeschaffungs-, als auch für Datenbereitstellung-Prozesse.